Как да изпратите писмо за оплакване до фирма

Съдържание

• етапи
• Част 1 Писане на писмо за оплакване
• Част 2 Използвайте подходящия тон и формат
• Част 3 Отговорете на писмото

В тази статия: Напишете писмо за оплакване Използвайте съответния тон и формат Следвайте писмото Референции

Много хора пишат жалба в някакъв момент от живота си. Ако не сте доволни от продуктите или услугите на конкретна компания, тези въпроси обикновено могат да бъдат решени за взаимна полза и на двамата партньори с писмо, което категорично отрича ситуацията, но по учтив начин. Писането на писмо за оплакване не е нито трудно, нито притеснително. Всичко, което трябва да направите, е да представите фактите ясно и учтиво да предложите решение.

етапи

Част 1 Писане на писмо за оплакване

1. Адресът на писмото до обслужване на клиенти. Когато искате да напишете писмо за оплакване, би било по-ефективно да се свържете директно с обслужването на клиенти на въпросната компания. Обслужването на клиенти се използва за обработка на жалби на клиенти и е вероятно да видите вашата заявка обработена ефикасно и ефективно.
   • Ако е възможно, потърсете името на мениджъра на този отдел. Започнете писмото си с любезно изявление като Уважаеми господине или Скъпа госпожопоследвано от името на лицето. Ако не можете да намерите името на мениджъра за обслужване на клиенти, просто напишете формата за любезност.
   • Можете да намерите адреса за обслужване на клиенти на уебсайта на компанията, в брошурите на компанията, във всички използвани рекламни материали или във всяка опаковка или етикет на предлаганите продукти.

2. 
   

   
   
   
   Отидете направо до точката. Първият ред на писмото ви трябва ясно да посочва защо пишете писмото си и каква е същността на вашата жалба. Покажете възможно най-много релевантни факти, включително датата, часа и мястото, където е предоставена услугата (или покупката е извършена), без да забравяте всички въпросни серийни номера или модели.
   • Получателят на мисията трябва да може да идентифицира целта на писмото за по-малко от пет секунди. Затова се опитайте да избягвате да започвате с въведение твърде дълго и разединено.
   • Можете да представите повече подробности или да обясните ситуацията в следващия параграф, но първите редове трябва да подчертават жалбата ви възможно най-кратко.
   • Ето как може да изглежда първото ви изречение: „Пиша, за да се оплача от повредена сешоар, която купих на 15 юли във вашия местен на улица XXX в Париж. "

3. 
   

   
   
   
   Бъдете конкретни относно изхода на проблема. Ако искате подмяна на продукт, възстановяване на средства, ремонт или други форми на компенсация, изяснете това във втория параграф. По този начин е по-вероятно да не получавате формуляри или други писма за отговор и да дадете на получателя нещо да работи.
   • Опитайте се да бъдете максимално конструктивни в своите забележки, предлагайки начин да решите проблема, пред който сте изправени, за да поддържате отношенията си с компанията. Ако поискате възстановяване на сумата или друга форма на обезщетение, като заплашвате никога да не закупите продукт или да използвате услугите на тази компания, може да не виждате заявките ви обработени.
   • Ако искате компанията да отстрани по-голям проблем, включете го в писмото си, но не забравяйте, че ще отнеме време.
   • Не заплашвайте да съдите в първото си писмо. Това може да е краен вариант за използване, но първо изпратете писмото си за оплакване и изчакайте благоприятен отговор.

4. 
   

   
   Опитайте да прикачите копия на ваучери. Това могат да бъдат разписки, гаранции, гаранции, копия на изпратените от вас чекове и, ако е необходимо, можете да прикачите снимка или видео. Всички документи трябва да бъдат включени в писмото. Всички документи трябва да придружават писмото ви.
   • Не забравяйте да изпратите копия на парчетата, които искате да прикачите, но не и оригиналите. По този начин няма да загубите тази съществена информация, в случай че трябва да подадете подкрепящи документи на трета страна.
   • Не забравяйте да посочите всички копия, които прикачвате към писмото. Ето един пример: „Моля, намерете приложено копие от оригиналната ми разписка, заедно с копие от гаранцията и информация за серийния номер на сешоара. "

5. 
   

   
   Дайте време за отстраняване на проблема. Това ще помогне да се даде подходящ период от време за решаване на проблема. Това ще ви успокои и ще ви помогне да решите проблема за по-кратко време.
   • Предоставянето на краен срок също ще предотврати възможността вашето писмо да бъде изгубено или забравено, което може да направи отношенията ви с компанията още по-напрегнати.
   • Уверете се, че това забавяне е разумно. Период от една или две седмици обикновено е достатъчен, дори ако зависи от това, което искате.

6. 
   

   
   Затворете писмото с уважение. Благодарете на вашия получател за помощта му и го уведомете кога бихте искали да се свържете с него, за да разрешите проблема и как ще бъде направено. Това опростява работата и ви осигурява по-ефективни резултати.
   • Официално затворете писмото с израз като „Искрено“, ако знаете името на получателя или „Моля, приемете моите поздрави“, ако това не е така. Избягвайте неформалните формули за затваряне като „Моите искрени поздрави“ или „Много искрено“.

Част 2 Използвайте подходящия тон и формат

1. 
   

   
   Бъдете учтиви. Може би сте ядосан и може би сте прав, но ако не бъдете учтиви ще поставите получателя само в защита. Напишете писмо с уважителен тон и избягвайте на всяка цена да правите заплашителни, раздразнителни или саркастични забележки. Не забравяйте, че човекът, който свързва писмото ви, не е пряко отговорен за всичко, което ви се случва и тя ще бъде по-възприемчива и щастлива да помогне на клиент, който е учтив и приятелски настроен, отколкото на потребител, който е ядосан и който има обвинителен тон.
   • Не забравяйте, че компанията, за която изпращате мисията, не ви иска умишлено. Повечето компании с удоволствие удовлетворяват своите клиенти.
   • Ще бъдете по-успешни, ако се отнасяте към получателя като към човек, който иска да ви помогне, вместо да предполагате, че той има лоши намерения.
   • Избягвайте да пишете писмото, когато сте ядосани. Очаквайте да сте по-спокойни или ако предпочитате, запишете го въпреки това и изчакайте ден или два, преди да го изпратите. По всяка вероятност ще искате да префразирате някои идеи, за да изглеждате по-малко агресивни.

2. 
   

   
   Бъдете сбити. Представителите на обслужването на клиенти могат да получават стотици писма всеки ден, поради което е важно да стигнете до въпроса много бързо, за да знаят точно какво да очакват веднага след като започнат да четат. Ако писмото ви е твърде дълго или прекалено подробно, читателят ще е склонен да погледне повърхностно съдържанието на заявката и няма да има много ясна представа за проблема или решенията, които предлагате.
   • Избягвайте ненужни подробности или умишлено възпалителни забележки.
   • Направете своята мисивна позиция на една страница или направете по-малко от 200 думи.

3. 
   

   
   Уверете се власт. Това отношение придава правилния тон на писмото ви и може да накара служителите на компанията да приемат твърде сериозно оплакването ви. Това важи особено за сериозни оплаквания, които биха могли да имат значителни финансови последствия.
   • Да си авторитетен включва много неща като езиково качество, познаване на правата ти и задълженията на обществото, както и професионализма, който си показал в писмото.
   • Всичко това ви дава достоверност и би могло да има положителен ефект върху отговора на вашето писмо.

4. 
   

   
   Напишете писмото в подходящ формат. Както бе отбелязано по-горе, оформлението, използвано за да направи писмото ви възможно най-професионално, определя как ще бъде получена вашата жалба. Посочете вашето име и адрес и датата в горния ляв ъгъл на страницата, последвано от името или заглавието на получателя и адреса на компанията отляво над тялото на писмото.
   • Винаги използвайте компютър, за да въведете мисията си за по-лесно четене и по-чисто съдържание. Ако трябва да пишете писмо на ръка, уверете се, че вашият почерк е ясен и четлив, без изтривания или петна от мастило.
   • Оставете празно място под заключителното изявление, за да напишете подписа си на ръка. В този раздел трябва да напишете четливо името си.
   • Напишете спретнато и добре разположено писмо с абзаци със същия размер.

5. 
   

   
   Проверете правописа и граматиката. Правописът и граматиката могат да определят резултата от вашето оплакване. Не забравяйте да проверите правописа на вашия компютър, преди да отпечатате мисията, или някой да го прочете, преди да го изпрати.

Част 3 Отговорете на писмото

1. 
   

   
   Изчакайте. Бъдете търпеливи и не се опитвайте да предприемате допълнителни действия до крайния срок, който сте предложили в писмото си. Ако фиксираната дата премине без никакъв отговор от компанията, можете да проследите, като се обадите или изпратите имейл, за да проверите дали писмото ви е получено. Най-добре е да се възползвате от съмнението на компанията.
   • Ако не сте получили никаква информация относно писмото или ако резолюцията не е задоволителна, можете да се оплачете пред надзорен орган.

2. 
   

   
   Оплачете се според йерархичната структура. Ако не можете да разрешите проблема с мениджъра за обслужване на клиенти, опитайте се да намерите следващия мениджър според йерархичната структура на компанията и да се свържете с него. Всеки път, когато се изкачвате по стълбата, от представител на службата до генералния мениджър, разбира се чрез мениджъра за обслужване на клиенти и вицепрезидента, опитайте да се присъедините към вашата кореспонденция с предишните нива. По този начин въпросният представител ще има по-ясна представа за ситуацията и това може да помогне за решаването на проблема по безспорен начин.
   • За предпочитане е да започнете с отдела за клиенти, преди да стигнете до следващото ниво. Всъщност този отдел е по-използван за обработка на тези видове оплаквания и всяка поща, адресирана до генералния мениджър, вероятно ще бъде изпратена до този клон на компанията.
   • Ако случаят е такъв, служителите на отдела за обслужване на клиенти може автоматично да имат лошо впечатление за вас, защото сте се опитали да работите около тях.
   • Имайте предвид, че ако изпратите писмо до генералния мениджър или фирмен администратор, писмото ви трябва да е много ясно, сбито и добре написано, тъй като той няма да знае предварително за инцидента.

3. 
   

   
   Консултирайте се с адвокат. Адвокатът ще знае как да процедира. Имайте предвид, че изпитанието трябва да бъде вашето последно решение и споменаването му в писмото ви ще зададе отрицателен тон и може едновременно да възпрепятства всяка компенсация, която поискате. Подобно решение може да ви навреди и ако загубите в процеса.

съвет

• Преди да започнете да пишете, отделете малко и помислете какво се е случило с вас. След като обмислите ситуацията и ясно дефинирате какво искате обратно и как да кандидатствате, можете да започнете да пишете писмото си за оплакване.
• Не включвайте в писмото си показанията на други хора. Всъщност, ако смятате, че тази ситуация може да се окаже в съда, по-добре е да пропуснете не само изявления на свидетели, но и техните имена. Не забравяйте също, че един съдебен процес може да бъде скъп. По-добре е да се постигне споразумение неофициално или поне чрез арбитраж.
• Не забравяйте да включите в писмото вашето име, адрес, имейл и телефонен номер (ако е възможно, дом, офис и мобилен телефон). Освен това разберете кой вероятно ще прочете пощата, за да можете да получите информация за състоянието на вашата жалба.
• Ако искате да се оплачете от конкретен човек, ограничете писмото си до въпросното лице и не отказвайте цялата компания. Ако искате да се оплачете от фирмена политика, не обиждайте получателя или правилата. Трябва само да изложите въпросния проблем и вашата заявка.
• Не използвайте обидни термини. Не забравяйте, че това, което искате е компенсация или решение на проблема. Освен това, да бъдете неприятни от пробуждащи обиди няма да ви помогне. Ако искате да приемете по-твърд език, избягвайте пасивната форма и използвайте по-директни и описателни думи. Думи като Уплашиха и бунтарски са по-твърди от разочарован.
• Запазете копия на цялата си кореспонденция и не забравяйте датите, когато са изпратени писмата.
• Някои сайтове позволяват на посетителите да изразят оплакванията си. Потърсете с тях дали други клиенти са били в същата ситуация със същата компания като вас.
• Направете последен прочит и се уверете, че съдържанието на вашата заявка е честно, истинно и проверимо.
• Изпращането на ръкописно писмо има по-добър ефект от това да го правите по електронна поща, факс или чрез блога или уебсайта на компанията. Повечето компании дават висок приоритет на ръкописни писма.

предупреждения

• Незаконно е да се позовавате на всякакъв вид физическа или словесна заплаха във вашето писмо, като унищожаване на имущество, увреждане на здравето на другите или заплаха за безопасността на дадено лице. Тези заплахи могат да се тълкуват като тормоз, което е достатъчна причина да се следват съдебни процедури в съда, който може да бъде подложен на санкции, вариращи от глоби до лишаване от свобода. За ваша сметка игнорирайте всички заплахи. По-добре да не ги поставяте писмено, камо ли да ги изпращате!