Съдържание
- етапи
- Част 1 Организирайте възлагането на услугата
- Част 2 Управление на преходния период
- Част 3 Мислене от гледна точка на дългосрочно развитие
Когато напуснете позиция, е вероятно вашият ръководител или мениджър да потърси вашата помощ, за да улесни договора на вашия наследник. Ако сте предприемчиви и организирани, ще можете да осигурите плавен преход за вашия бизнес и да напуснете, като оставите отлична професионална репутация.
етапи
Част 1 Организирайте възлагането на услугата
-
Обсъдете напредъка на предаването с вашия ръководител. За начало трябва да проведете обстойна дискусия с вашия ръководител, за да определите как точно ще бъде извършена услугата. В зависимост от работата, която вършите и начина, по който мениджърът ви обича да работи, може да се наложи да допринесете много за прехода. Това може да включва факта, че този, който ви замества, наблюдава, че работите няколко дни или дори по-дълго.- В повечето случаи ще трябва да подготвите поне официален документ за трансфер.
- Обсъдете това с мениджъра си и определете колко ще се очаква да допринесете и върху какво ще трябва да се съсредоточите, когато предоставяте услугата.
-
Направете предварително представяне на вашия трансферен документ. След като имате ясна представа за очакванията на вашия ръководител, можете да започнете да пишете документа за прехвърляне. Това ще ви помогне да се организирате, като същевременно класифицирате всички различни задачи и информация, които ще трябва да предадете през този преходен период. Документът трябва да включва следните елементи:- подробна информация за ежедневните ви дейности, приоритети и задачи,
- преглед на съществените точки, свързани с тази функция,
- ясно изложение на това, което се очаква от вашия наследник,
- списък на всички важни документи, които трябва да бъдат изпратени. Това може да бъде работен план или даден договор.
-
Задайте всички последни подробности. Ако знаете, че скоро ще напуснете поста си, това може да ви помогне да положите допълнителни усилия, за да не оставите нищо незавършено. Ще изпитате истинско удовлетворение, ако успеете да постигнете това и ще можете да помогнете на този, който ви замества на добра основа. Ако направите това, вие също ще продължите, като сте в добри отношения с шефовете си и поддържате добра репутация.- Това може не винаги да е възможно, но ако имате папка, която предстои да бъде завършена, положи допълнителни усилия, необходими за финализирането й.
- Освен това на ново лице, което се справя със споразумение, когато то е близо до сключване, може да е трудно да го финализира, тъй като не е запознат с всички сложности на досието.
-
Говорете с колегите си. Преди вашият наследник да встъпи в длъжност, намерете време да обсъдите с колегите си за предаването и ги попитайте дали смятат, че има нещо, върху което трябва да се съсредоточите. Ако проблемът е висящ и не сте наясно с него, това е мечтаната възможност да забележите.- Новите проблеми едва ли ще окажат влияние върху последните ви дни, но ако сте наясно с тях поне, ще можете да ги докладвате на всеки, който заеме вашето място.
- Също така ви дава възможност да се уверите, че всички ваши служители знаят, че напускате и кога заминавате. Информирайте ги за преходния период, така че да го вземат предвид.
- Има голям шанс вашата производителност да спадне по време на преходен период, поради което е добре да информирате предварително своите служители.
-
Напишете официален документ за трансфер. Последната стъпка в подготовката за прехода е завършването на писането на официалния документ за трансфер. Можете да използвате черновата, която сте направили, но не забравяйте да я разширите и да включите цялата важна информация. Ще трябва да прегледате документа с вашия ръководител и всички останали членове на екипа. Опитайте се да направите това и изпратете документа на своя наследник няколко дни преди датата, на която той трябва да встъпи в длъжност. Съдържанието на този тип документи ще варира в зависимост от вида на извършената работа, но може да включва следното:- списък и график на действията, които трябва да бъдат извършени,
- брифинг по текущи проблеми,
- календар на срокове и предстоящи събития,
- информация за вход и пароли,
- списък с полезни контакти,
- ръководство за това как да управлявате папки и файлове на компютъра.
Част 2 Управление на преходния период
-
Задайте възможно най-много време за прехода. Все още може да присъствате, когато вашият наследник встъпи в длъжност и може да бъдете помолени да извършите по-пълно обслужване.Продължителността на този преход варира, но в някои случаи ще имате няколко дни или повече, за да помогнете на новия да направи своя знак. Като цяло, колкото повече време прекарвате в преходния период, толкова повече информация можете да предавате.- Неминуемо ще има подробности, които ще забравите и това, че някой ви следва, е добър начин да се изправите срещу различните ежедневни задачи, които изпълнявате.
-
Предайте важните документи лично. По време на преходния период е добра практика да се гарантира, че всички критични данни и важни документи се предават лично. Това ще помогне да се гарантира, че най-важните задачи се изпълняват в стандартите и че приоритетите са ясно определени. Лично предаване на документите също ще ви позволи да обсъдите най-сложните въпроси старателно преди да тръгнете.- Тази възможност, която ще трябва да предадете ключова информация, като същевременно позволява на вашия наследник да ви задава въпроси директно, е от съществено значение за плавния преход.
- Това също ще ви даде възможност да предоставите конус и да внесете няколко нюанса на дискусия, която в противен случай може да бъде игнорирана.
-
Направете усилието да ви помогне. Ако установите връзка със своя наследник на работа, винаги трябва да сте предприемчиви и грижовни. Полагайте усилия да идентифицирате и помогнете да разрешите всички проблеми, които могат да възникнат. Човекът, който ви замества, може да бъде сплашен и малко срамежлив първите няколко дни и може да се страхува да ви смущава с въпросите си.- Не забравяйте да поясните, че сте там, за да помогнете и че въпросите са добре дошли.
- По този начин ще помогнете да се създаде ситуация, при която отговорността за прехвърлянето на услугата ще бъде разпределена между вашия наследник и вас.
-
Организирайте среща, за да приключите предаването. Последното нещо, което трябва да направите преди да отидете и финализирате услугата, е да организирате крайна среща с този, който ви замества. Помолете го да изпрати нерешени въпроси, които може да има, и бележките, които е направил. Тази среща е отлична възможност за новия да се увери, че разбира своите отговорности и роля.- Всички несигурности могат да бъдат изяснени на тази среща.
- В зависимост от вида на мястото, където работите, може би е разумно да избягвате присъствието на вашия ръководител или ръководител на срещата.
- Най-малкото трябва да информирате своя ръководител за това къде и кога се провежда срещата и да попитате дали има нещо друго, което искате да добавите.
Част 3 Мислене от гледна точка на дългосрочно развитие
-
Маркирайте всеки подкрепящ документ или обучение. Опитайте се да видите прехвърлянето на услугата като възможност, дадена ви, за да помогнете наистина да дадете на своя приемник всеки шанс да успее. Вие не само предавате работата и задачите, но и се опитвате да помогнете на човека, който ви замества, да се развие професионално, освен че допринася за стабилността на стария ви бизнес в дългосрочен план.- Можете да направите това, като представите всички възможности за обучение, които знаете.
- Може да сте следвали, когато сте започнали да се занимавате с тази работа, обучения, които ви помогнаха да направите своя знак и да се адаптирате.
- Не забравяйте да представите това на своя наследник и да го насърчите да проучи няколко възможности.
-
Не пренебрегвайте работната култура. Ако имате възможност да прекарате време с този, който ще ви вземе факлата, важно е да не се фокусирате само върху техническите аспекти на работата си. Всяка компания е уникална и има уникална среда и култура на работа, които могат да сплашат или объркат новодошъл. Не забравяйте да отделите време, за да обясните как работят нещата във вашата компания.- Постарайте се да го покажете из офиса и да го представите на всички служители.
- Не забравяйте ясно да определите ролята на новодошлия и да изясните задълженията на бившите служители.
- Ако работата, която върши новият човек, е малко по-различна от вашата или неговите приоритети и отговорности са различни, уверете се, че другите служители знаят.
-
Предоставете своите данни. Ако наистина искате да направите повече, предоставете своите данни за контакт на новия служител. Бихте могли да му кажете, че той има възможност да се свърже с вас в случай на голям проблем или ако трябва да се ръководи. Не всички ще се радват да го направят и това със сигурност ще зависи от отношенията ви с бившия ви шеф.- Проблем често може да бъде решен с обикновен имейл.
- Фактът, че предлагате да помогнете добре след напускането, ще остави добро впечатление и ще помогне да подобрите репутацията си.