Как да провеждаме ефективни срещи

Съдържание

• етапи

е уики, което означава, че много статии са написани от няколко автори. За създаването на тази статия 11 души, някои анонимни, участваха в нейното издание и неговото подобряване във времето.

Провеждането на ефективна бизнес среща може да помогне на вашия бизнес да доведе до резултати и да постигне важни цели. За да сте сигурни, че имате ефективна среща, ето няколко съвета как да провеждате ефективни срещи.

етапи

1. 
   

   
   Определете основните точки на вашата среща с дневен ред.
   • Една важна част от провеждането на бизнес среща е планирането на срещи. Уверете се, че вашите ключови моменти са в писмена форма, на ръка или на компютър. Можете също така да дадете копие от дневния си ред на участниците, така че те да знаят какво да очакват и да се подготвят за срещата.

     
     

     
     
   • В своя дневен ред трябва да посочите целта си за срещата. Това трябва да бъде основният резултат, към който се стремите, като например да имате нова идея или да обсъдите основен проблем. Опитайте се да ограничите количеството точки във вашия дневен ред. Трябва да се обърнете към най-важните точки по време на срещата си.

2. 
   

   
   
   
   Следвайте дневния ред, когато провеждате среща.
   • Не забравяйте да следвате графика на вашата среща. Ако срещата започне да се отдалечава от темата, пренасочете срещата към темата, която се обсъжда.

3. 
   

   
   Започнете срещата си веднага.
   • След като изтече времето за срещата, започнете срещата. Това ще ви помогне да определите ролята си на готвач и да използвате времето, което имате.

4. 
   

   
   Определете срок за вашата среща.
   • Срещите не трябва да продължават твърде дълго: максимум 30 минути е добра средна стойност. Поддържането на срещата кратко ще гарантира, че сте по-ефективни и ще използвате времето разумно, а вашите участници ще бъдат по-концентрирани, ако знаят, че срещата е кратка. Когато времето ви изтече, финализирайте срещата си. Все още ще можете да обсъдите други въпроси на следващата среща.

5. 
   

   
   
   
   Насърчете участниците да правят коментари и предложения.
   • Задайте въпроси и оставете участниците в срещата да отговорят доброволно. Не принуждавайте участие, но любезно ги насърчавайте да дадат принос. Ако някой направи коментар, напътствайте другите, като кажете нещо от рода на „Добре. Някой друг има ли какво да добави? Или „Нека чуем друго предложение“.
   • Не се обаждайте на тези, които рядко говорят, тъй като това може да ги направи неудобни. Насърчавайте ги косвено, като казвате: „Оценявам мнението на всички тук. Някой има ли какво да добави? И погледнете човека, с когото искате да говорите. Той може да се почувства окуражен да сподели мислите си, а ако не е, тогава не е притеснен от повикване.

6. 
   

   
   Обобщете основните точки в края на срещата.
   • Бързо прегледайте обсъжданото, така че участниците да си отидат предвид това. Раздайте задачи или дайте инструкции преди да приключите и завършете навреме. Не забравяйте да благодарите на всички за присъствието и участието им.