Съдържание
- етапи
- Част 1 Избор на метод за запис на данни
- Част 2 Реализирайте проучването
- Част 3 Анализиране на резултатите и извършване на промени
Проучването на времето и движението включва анализ на ефективността на работата чрез наблюдение и определяне на задачите. Може да ви помогне да определите колко ефективен би могъл да бъде денят ви, като ви позволи да спестите енергия и време за доброто на всички! Можете да направите такъв вид проучване върху себе си или върху някой друг. Но първо, трябва да изберете метода, който да използвате, от наблюдението в реално време до методите за вземане на проби (методът на моментална снимка), преди да преминете към наблюдение и определяне на времето. След като проучването приключи, можете да използвате резултатите, за да настроите по-ефективен начин на работа.
етапи
Част 1 Избор на метод за запис на данни
-
Използвайте метода за вземане на проби, ако ви липсва време. Този метод включва наблюдение на служителя в дадени моменти, а не стабилно. Интервалите могат да бъдат произволни или редовни. Наблюдавате работника за определен период от време, след което екстраполирате въз основа на пробите времето, дадено на всяка задача. Този метод е по-ефективен при дейности, които имат малко компоненти или работници, които изпълняват малко задачи като цяло.- Например, със служител, чиято основна задача е фактуриране, случайната извадка може да бъде ефективна, защото ви позволява да виждате какво прави човек всеки път, когато правите равносметка. След като разполагате с всички данни, можете да идентифицирате дейността или компонента, който отнема повече време за човека, като сравните честотата и продължителността на задачата във всяка случайна извадка.
- Предимството на този подход е възможността да наблюдавате повече от един човек в определен период от време чрез индивидуално въртене.
- Ако приложите този метод върху себе си, можете да планирате аларма, която ще се задейства през определени интервали от време, за да запишете работата, която вършите за даден период от време.
-
Гледайте дейността в реално време, за да задавате въпроси. С този метод вие сте в същата стая като служителя, когато изпълняват задачата. Вие наблюдавате работата, която тя изпълнява, и я разбивате, докато я отчитате. Всеки компонент трябва да бъде разбираемо цяло, без да е твърде подробен и труден за следване.- Не е необходимо да се прави време за голяма дейност, без да се изследват компонентите. Чрез тях можете да идентифицирате недостатъците. Всъщност няма нужда да спирате служителя в работата му: просто ще разбиете задачата за целите на регистрацията. Например, ако задачата му е да се консултира с писма, компонентите ще бъдат: отидете там, където са имейлите, намерете въпросните имейли, занесете ги в офиса, отворете пликовете, прочетете съдържанието и хвърлете или обработвайте всяка поща.
- Може да е полезно да има група хора, които са отговорни за наблюдението на работника. По този начин, един човек може да поеме отговорността за спиране на часовника, друг запис на времето и трети човек за водене на бележки.
- Можете също да приложите този метод към работата си. В този случай ще трябва да оцените всеки компонент, докато го изпълнявате.
-
Направете видео за по-естествено докосване. Вместо да наблюдавате дейностите, извършвани в реално време, направете видео. По този начин можете да се върнете по-късно, за да анализирате продължителността на всяка работа. Това няма да е голяма загуба за вас, тъй като винаги можете да пренавивате записа, за да прегледате последователност. -
Направете видео, за да получите по-точни резултати. Ако измервате собствената си ефективност, този метод ще бъде много по-опростен от другите два. Инсталирайте камера на статив с идеалния ъгъл, за да запишете работата. Оставете камерата да записва работа, която вършите, например, когато пишете отчет.- Оценете дейността през определен период от време. Например, можете да провеждате оценката в продължение на една седмица или месец.
Част 2 Реализирайте проучването
-
Създайте електронна таблица, за да запазите данните. Ще ви трябва инструмент за запис на задачата и електронна таблица е идеална. Отделно от това ще трябва да запишете времето. Задачите често се правят на партиди. Ако това е вашият случай, планирайте поле, в което да запишете продължителността на всеки компонент на всяка задача. За тази част ще ви трябва само набор от номерирани кутии. Ще трябва също да добавите колона за забележки.- Например, ако задачата на служителя е да проверява имейлите и един от компонентите е да ги чете, запишете времето, необходимо за четене на всеки в номерираните части до компонента.
-
Разделете натоварването на малки дейности. За да направите проучване на времето и движението, трябва частично да определите времето, отделено за всяка работа. Като цяло, единственият начин да подобрите ефективността на екипа е да разгледате малките действия на всяка задача. Веднага след като работата приключи, посочете всеки компонент, последвано от кратко описание.- Тайната е да намерите точния детайл. Например времето, необходимо за натискане на бутон, е излишна информация. Не бива обаче да прекалявате прекалено много, тъй като това може да ви лиши данните, необходими за откриване на нивото на ефективност.
- Да предположим, че проверявате имейлите си. Тази задача ще трябва да се раздели по следния начин: свързване към компютъра и входящата ви поща, изтриване на спам без отваряне, четене на имейли, писане на отговори на имейли и сортиране на файлове в папки.
-
Запазете всяка задача. Започнете с хронометър. Опитайте се да отделите време за всяка част от задачата, като отбележите колко време отне да се изпълни всяка задача. Обикновено е по-лесно да спрете и рестартирате хронометъра, като използвате изминалото време. По-късно можете да изчислите броя секунди, необходими за всяка дейност.- За по-добра точност събирайте данните за няколко дни.
-
Времеви задачи с видеоклипове. Когато използвате видеоклип, трябва да спрете и да го рестартирате за всеки компонент, който сте поставили във времето. Това ще ви даде време да направите наблюдения и да отбележите продължителността на всеки компонент.
Част 3 Анализиране на резултатите и извършване на промени
-
Изчислете средната продължителност на всяка стъпка. След като сте събрали всички данни, опитайте се да изчислите средната продължителност на всяка стъпка. За да получите средната стойност, сумирайте всички продължителности на компонента и разделете на броя продължителности в тази група.- Например, ако четенето на поща е компонент, продължителността може да бъде 4 минути, 1 минута, 2 минути, 3 минути и 5 минути. Обобщете тези числа: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Резултатът разделете на броя на събраните продължителности. В случая на вида е 5. Разделете 15 на 5, за да имате средно 3 минути по пощата.
-
Определете средната продължителност на дейност. Най-простият подход за определяне на средната продължителност на цяла задача е да се сумират всички средни стойности на компонентите. Това ще ви помогне да намерите средната стойност на цялата работа. -
Подредете задачите по ниво на важност. Класифицирайте дейностите по ниво на важност, за да знаете кои са приоритетите. Не е необходимо да присвоявате числа: можете просто да ги маркирате като важна и не важна задача. Например може да е важно да отговаряте на имейли, но освен ако не работите в обслужване на клиенти, това вероятно е по-малко важна задача от писането на отчет. -
Намалете дейностите с по-малко значение и отнема време. След като оцените всички задачи, определете кои отнемат достатъчно време, но кои не са от голяма полза. Именно тази работа ще ви помогне да намерите начини да намалите разходите си. Също толкова важно е да разгледате дейности, които отнемат време, но също така и важни в работата ви. Със сигурност не би навредило да ги направи по-ефективни. -
Следете за едновременни петна. Едновременните задачи имат тенденция да удължават продължителността на всяка дейност, тъй като не можете да се съсредоточите върху няколко работни места наведнъж. Когато изпълнявате множество задачи, като например преглед на имейли и писане на отчет едновременно, опитайте се да направите друго. Задайте време за вършене по една работа. Докато пишете доклад, оставете ги на мира.- Ако четете умовете си по цял ден, психически се изключвате от всички останали задачи, които изпълнявате. Често е по-добре да вършите само една работа наведнъж. Например, можете да ги прочетете сутрин, на обяд и непосредствено преди да напуснете работа.
-
Потърсете недостатъци, за да ги намалите. Често ще намерите неефективност в задачите, които отделяте време и описвате. Елиминирайки тези недостатъци, ще можете да работите по-добре и да се възползвате максимално от времето си.- Например, ако трябва да попълвате документи всеки ден в друга стая извън офиса си, намерете време да го направите наведнъж. Постоянният напред-назад ще ви накара да загубите време, което бихте могли да посветите на други задачи.