Как да изпратите факс

Съдържание

• етапи
• Част 1 Преди изпращане на факса
• Част 2 Изпратете факса

В тази статия: Преди да изпратите FaxSending FaxReferences

Може да се наложи да знаете как да изпратите факс, или защото сте твърде млади, за да сте чували за този метод, или защото просто сте забравили какво да правите. Имайте предвид, че има няколко варианта в зависимост от факса и затова трябва да се консултирате с вашето ръководство, ако го миете на ръка. За повечето факс машини ще трябва да поставите мотивационно писмо, да наберете номера на факса и след това да изпратите факса.

етапи

Част 1 Преди изпращане на факса

1. 
   
   

   
   Създайте придружителното писмо. Факс машините често се споделят от няколко офиса или от няколко души в офис. Тъй като всеки има достъп до факс, изпратен до факс машина, по-добре е да включите мотивационно писмо. По този начин ще бъдете сигурни, че вашият факс ще достигне до точния получател.
   • Мотивационното писмо съдържа името на получателя, съдържанието на факса и броя на съдържащите се в него страници. Тя трябва също да включва информация за контакт на изпращача, като неговото име и номер на факс. Получателят ще знае от кой факс е и може да отговори, ако е необходимо.

2. 
   
   

   
   Наберете номера на факса. След това ще трябва да наберете номера на факса, точно както правите по телефона. На повечето нови факс машини кодът на държавата не е необходим за набиране на местен номер, но все пак е необходим за разговори на дълги разстояния. Някои факс машини изискват този код, независимо от региона на изпращане. Научете за функциите на вашата машина.
   • Може да е необходимо да наберете кода на държавата преди местните номера, но само когато този код е необходим. За номера на дълги разстояния това е почти винаги необходимо.
   • Може да се наложи да наберете 9 често преди номера на дълги разстояния. Проверете спецификите на вашия факс апарат.
   • Уверете се, че използвате факс номера, а не телефонния номер на човека, с когото се опитвате да се свържете. Често числата се пишат един до друг на визитки и е лесно да се объркате, като погледнете грешен номер.

3. 
   
   

   
   
   
   Определете метода на зареждане. Когато поставите факс документите в устройството, трябва да ги поставите в правилната посока. Документът ще бъде сканиран, така че ако е обърнат към грешно място, гърбът ще бъде сканиран и ще изпратите празен факс. Проверете дали документът е правилно ориентиран, преди да го изпратите по факс.
   • Всички факс машини не зареждат едно и също. За щастие, всички факс машини имат маркировки, указващи посоката, в която да поставят документи. Някъде до мястото, където зареждате хартията, потърсете символа на лист хартия със сгънат ъгъл. На този символ ще видите, че едната страна на хартията има линии, а другата страна е празна.
     • Ако линиите са отстрани, където е сгънат ъгълът, това означава, че листовете трябва да бъдат подавани във факс машината с празната страна към вас.
     • Ако сгънатият ъгъл е бял, това означава, че документите, които въвеждате във факса, трябва да имат отпечатаната страна към вас.

4. 
   
   

   
   
   
   Изпратете по факс правилния тип документи. Факс машините работят най-добре с хартия със стандартен размер. Изпращането на нещо в нестандартен формат може да не работи, вашият факс машина може да звъни или да повреди. Ако трябва да изпратите документ с нестандартни размери, като например разписка, първо направете фотокопие на продукта и го изпратете по факс.
   • Размерът на хартията, който пасва на повечето факс машини, е A4 или US, както при принтерите.

Част 2 Изпратете факса

1. 
   
   

   
   Използвайте факс устройството си, за да изпратите факса. След като изпълните всички стъпки по-горе, сте готови да изпратите факса си. Документът е правилно поставен, набрали сте номера на получателя, вече сте готови да натиснете бутона „Изпращане“. Този бутон обикновено е широк и добре обозначен. Свърши се! Изпратихте своя факс!
   • Ще забележите, че след като натиснете клавиша „Изпращане“, факсът ще издава звуков сигнал. Тези звуци съответстват на комуникацията между няколко факс машини. След няколко минути, когато факсът бъде изпратен успешно, ще чуете дълъг, ясен звуков сигнал. Когато има проблем с изпращането на факс, обикновено чувате ужасно силен звук. Ако чуете последното, трябва да проверите факса, за да прецените проблема.

2. 
   
   

   
   Използвайте интернет, за да изпратите вашия факс. Възможно е също така да се използва интернет за изпращане на документи до факс машина. За това има редица услуги, като повечето от тях се плащат. Те обаче могат да бъдат разумни инвестиции, ако не изпращате често факсове и не искате да купувате факс машини или да използвате услуги като FedEx.
   • PamFax е отлична факс услуга за Skype. Тази програма обаче изисква малко финансово участие.
   • HelloFax е добре интегрирана услуга на Google Drive, която ви позволява лесно да изпращате по факс документи на Google. Той предлага няколко безплатни факса и след това ви таксува сума за следното.

3. 
   
   

   
   Изпратете факс по електронна поща. В зависимост от номера, на който изпращате факса, е възможно просто да изпратите документа по електронен път на факс машината без такса за обслужване. Трябва обаче да знаете, че този метод е ограничен до определени номера на факс и позволява да се изпраща само ограничена информация.
   • Можете да проверите дали факс номерът е интегриран, като попитате в мрежата.
   • Използвайте тази формула, за да създадете адреса, на който ще изпратите: "[email protected]".
   • Премахнете кавичките, променете номера на факс номера (включително кода на държавата, както и имената и фамилията на човека, до когото изпращате).
   • Обърнете внимание, че само e в рамката e ще се появи на факса. Не можете да прикачите PDF файл или други документи по този метод.