Съдържание
е уики, което означава, че много статии са написани от няколко автори. За създаването на тази статия 20 души, някои анонимни, са участвали в нейното издание и подобряване във времето.Разбира се, възможно е да регистрирате задачите си, които да се изпълняват по приоритет, на лист хартия, ако се чувствате в състояние да свършите всичко в рамките на един следобед.
Когато обаче много неща ви се случват едновременно, много от тях често се отлагат за следващия ден, ако не е месецът след това. Благодарение на електронната таблица на Excel, която предлагаме да създадем в тази статия, вашите приоритети ще бъдат управлявани автоматично от Excel според бъдещите срокове и редът на изпълняваните задачи ще бъде реорганизиран, така че да можете да отлагате тези задачи възможно най-малко. ,
Следвайте това ръководство и след 20 минути ще имате много ефективен начин да управлявате приоритетите си на вашия компютър.
Забележка: Според международните версии на Excel, точка разделянето във формулите може да бъде заменено с точка и запетая.
етапи
-
Създайте раздел „Настолен компютър“ или „Начало“. Отворете нов работен лист на Excel. Щракнете с десния бутон върху раздела "Sheet1" в долната част на екрана и кликнете върху "Rename". Регистрирайте се вместо „Къща“ или „Офис“. -
Също така преименувайте „Sheet2“ на „Pattern“ и „Sheet3“ на „Points“, като следвате същата процедура, както в първата стъпка. -
Създайте таблицата на важността. В раздела „Точки“ попълнете колони A, B и C, както следва: -
Определете името "Важността". Изберете клетки от А2 до С7. С Excel 2007 или по-нова версия кликнете върху „Формули“ и след това „Определете име“. С Excel 2004 или по-нова версия щракнете върху "Вмъкване"> "Определяне"> "Име".- Когато Excel ви помоли да зададете името, въведете "Важността" и щракнете върху "OK".
-
Създайте таблицата на усилията. Повторете стъпки 3, 4 и 5, за да създадете таблицата с усилия в колони E, F, G. Изберете клетки от E2 до G6 и ги определете с името „Усилие“. -
Създайте таблица за спешни случаи. Повторете стъпки 3, 4 и 5, за да създадете аварийната таблица в колони I, J и K. Определете тези клетки с името "Спешни случаи". -
Въведете заглавките в раздел "Начало" или "Офис", според вашия избор. Тук ще приемем, че сте избрали да наречете този раздел „Къща“. Кликнете върху него и поставете следните заглавки в ред 1:- A - приоритет; Тук ще въведем формулата на приоритетите, 1 за най-важните задачи. Но това число може да стигне до повече от 100.
- Б - Задача; името на задачата, която трябва да се изпълни
- В - Значение; ще бъде отбелязано с буквите A, B, C, D, E или F от таблицата.
- D - Усилие, Забележка между 1 и 5, изведете от таблицата "Усилие".
- Д - Спешна ситуация; Формула, основана на крайния срок за изпълнение на задачата
- F - Краен срок; Датата, на която задачата трябва да бъде изпълнена най-късно. Сроковете не винаги трябва да се спазват спрямо писмото. По този начин „Ускорение“ ви казва датата, когато можете да започнете да изпълнявате тази задача, а „Разширение“ ви дава датата, докато задачата може да бъде отложена. Например, бихме могли да дадем 5-дневно ускорение и 4-дневно удължаване на задачата „Отидете на фризьор“ - наистина няма смисъл да отидете при фризьора две седмици предварително и хората ще започнат да забелязват това трябва да отидете на фризьор, ако закъснявате повече от 4 дни.
- G - Ускорение - Брой дни преди датата на прекъсване, от която вече можете (да започнете) да изпълнявате въпросната задача.
- Н - удължаване; автоматично удължаване на срока
- I - оставащи дни; това е формула, която изчислява броя на дните преди крайната дата. Формулата ще върне отрицателен брой дни, ако срокът е надвишен.
- J - Крайна дата; датата, на която задачата е изпълнена.
- К - коментари; всички подробности относно задачата, която трябва да се изпълни
-
Въведете списъка със задачите си. Обърнете внимание, че колоните „Приоритет“, „Спешни случаи“ и „Оставащи дни“ са оставени празни. Ще ги допълним по-късно с помощта на формули. По-долу са дадени примери за домакински дела, които може да трябва да направите. -
Между формулите за „Оставащи дни“, „Спешни случаи“ и „Приоритет“. Тези формули трябва да бъдат въведени във втория ред на всяка от колоните, споменати в предходното изречение.- В колона I (оставащи дни) = F2-SI (ESTVIDE (J2), ДНЕС (), J2)
- В колона E (Бърза помощ) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
- В колона A (Приоритет) = VLOOKUP (C2, Важност, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, усилие, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Спешна ситуация, 2, FALSE)
-
Превключете формата на клетка I2 на „Число“. Щракнете с десния бутон върху клетката, изберете "Формат на клетката" и кликнете върху "Номер". Освен това поставете "0" в полето "Брой на десетичните знаци". Кликнете върху „OK“. -
Копирайте формулите в колоните „Приоритет“, „Спешни случаи“ и „Оставащи дни“ и ги разширете до останалите празни полета във всяка от тези колони. Първо кликнете върху "E2" и едновременно натиснете клавишите "CTRL" и "C", след това изберете клетки от E3 до E10 и едновременно натиснете клавишите "CTRL" и "V". Направете същото, за да разширите формулата на I2 в полета I3 до I10. И накрая, повторете тази процедура отново, за да разширите формулата A2 в клетки A3 до A10. Не обръщайте внимание на странните стойности, връщани от клетки по линии, където не е написана задача. -
Сортирайте линиите по приоритет. Изберете клетки от А1 до К1 и увеличете тази селекция, за да обхванете всички редове, съдържащи задача. След това кликнете върху "Данни"> "Филтриране". -
Запазете електронната си таблица, включително датата, за да разберете последната дата на отваряне на файла. -
Изпълнете изпълнените задачи. Когато приключите със задачата, въведете я в колоната "Крайна дата". Запомнете този трик: Когато едновременно натиснете клавиша "CTRL" + ";" (клавиша за управление и;), текущата дата се появява автоматично в избраната клетка. -
Гледайте реда на приоритетите си да се променя всеки ден. Ето и приоритетите за следващите дни. На 13 юли всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени, са преди така наречения период на "ускорение". На 20 юли основните приоритети (тези с най-малък брой) са четири задачи и сред тях, косене на тревата (която е достигнала срока си). На 21 юли приоритетът на окосяването на тревата е още по-голям (влязохме в периода на "разширяване"), а на 23 юли този приоритет се увеличи още повече, защото преминахме периода на "разширяване". Виждаме също, че задачата „Плащане на таксите“ се е увеличила на датите 23 и 25 юли.
- Прочетете статиите, изброени по-долу, за да научите повече за това как да управлявате времето и приоритетите си.
- Възможно е да изтеглите копие на тази електронна таблица на следния адрес:
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Не се колебайте да сортирате списъка си със задачи всеки ден, ако е необходимо.
- Разделете големите си задачи на няколко по-малки.
- Копирайте повтарящите се задачи в раздела „Шаблон“, за да можете лесно да ги намерите и копирате.
- Вие сте свободни да променяте точките, присвоени на всяко ниво на приоритет.
- Не смесвайте задачите, свързани с вашето семейство и вашия дом, с тези, свързани с работата ви в същата работна книга на Excel.
- Можете да добавите нови колони към тази таблица - кой ви е задал задачата, в коя категория е надписана задачата и т.н.
- Използвайте инструмента за автоматично филтриране, за да изберете задачи, които са отминали крайния срок (Спешност = 1) или много важни задачи (Важност = "А").
- Един от начините винаги да актуализирате повтаряща се задача е да въведете това в колоната „Краен срок“ (Този пример се основава на петък, който е посочен от „5“ тук)
- Добавете условен формуляр (използвайки функцията „SI“) в колоната „Краен срок“, за да посочите автоматично кога е изтекъл крайният срок.
- Всяка седмица или месец отчитайте броя на изпълнените задачи през избрания период. Това може да бъде единствената положителна обратна връзка, която получавате за работата си.
- Тази формула взема текущата дата (понеделник = 1, вторник = 2 и т.н.) и проверява дали вече сме минали или не в петък на текущата седмица. Ако случаят е такъв, формулата добавя 7 към текущия петък, за да върне резултата от следващия петък като резултат. Ако петък все още не е изпреварен, формулата просто връща датата на петък на тази седмица.
- В този пример понеделник = 1, вторник = 2, сряда = 3, четвъртък = 4, петък = 5, събота = 6, неделя = 7.
- Можем също да променим тази формула, така че да работи например за вторник. Виждаме в списъка по-горе, че вторник = 2, следователно е необходимо да променим формулата, дадена преди всичко 5 на 2.
- Запазвайте този лист редовно.
- Номерата, присвоени на тези различни приоритети, не винаги се подреждат. По този начин, запълването на приоритет с присвоен номер "1" няма да увеличи числата, свързани с останалите приоритети. Възможно е някои приоритети да имат свързан номер, надвишаващ 100, и всички възможни числа да не са присвоени на приоритетите. Съветвам ви да се съсредоточите върху приоритетите с числа между 1 и 12.
- Не се притеснявайте, ако напишете много задачи в тази електронна таблица. Абсолютно не е неудобно задачите да останат в дъното на списъка няколко месеца. Те ще започнат да излизат в списъка, когато срокът им наближи.
- Начинът, по който управлявате времето си е уникален за вас и тази електронна таблица може да не е подходяща за вас изобщо. Може също да мислите, че да се отваря този файл всеки ден изисква твърде много работа или е твърде натрапчиво. Ето защо тази електронна таблица може да бъде полезна за вас, например, която ще изглежда напълно безполезна за вашия съсед или обратното.
- Можете да използвате електронна таблица на онлайн софтуера за електронни таблици на Google, вместо да използвате Excel. По този начин, вашият файл ще бъде достъпен навсякъде, когато можете да получите достъп до Интернет.